Własna firma to często marzenie wielu osób, ale zanim zdecydujesz się na założenie JDG, warto poznać jakie są realne koszty prowadzenia własnej działalności w Polsce. Praca w formie JDG to nie tylko niezależność i elastyczność czasu pracy, ale również ryzyko ekonomiczne, ciągłe poszukiwanie klientów i zleceń oraz konieczność ponoszenia kosztów stałych. Z tego powodu wymaga nie tylko pomysłu, ale też dyscypliny finansowej. Miesięczne koszty prowadzenia firmy obejmują składki społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, podatki i prowadzenie księgowości. W artykule przedstawiamy najczęstsze koszty związane z działalnością, które każdy potencjalny przedsiębiorca powinien znać, zanim zdecyduje się na założenie biznesu.
Zakładanie jednoosobowej działalności w Polsce nie wiąże się z opłatami. Rejestracja jednoosobowej działalności odbywa się online przez portal CEIDG i jest darmowa, co jest dużą zaletą w porównaniu ze spółkami, gdzie rejestracja firmy generuje koszty sądowe. Zanim się na nią zdecydujesz warto rozważyć na początek tzw. działalność nierejestrowaną jeśli Twoje przychody kwartalne nie przekraczają 225% minimalnego wynagrodzenia tj. 10.813,50 zł (stan na luty 2026). Gdy przychody rosną, rejestracja jednoosobowej działalności staje się obowiązkowa i już od pierwszego miesiąca jej prowadzenia musisz ponosić określone koszty miesięczne działalności.
Obowiązek opłacania składek do ZUS to podstawowy koszt prowadzenia działalności. Składki społeczne i wysokość składki zdrowotnej stanowią największą pozycję w kosztach miesięcznych działalności. System ubezpieczeń społecznych jest wielopoziomowy i zależy od stażu prowadzenia działalności gospodarczej.
Obowiązuje przez pierwszych 6 miesięcy działalności. Przedsiębiorca nie płaci składek społecznych – miesięczne koszty prowadzenia ograniczają się do wysokości składki zdrowotnej zależnej od wybranej formy opodatkowania. To jedyny obowiązkowy koszt jednoosobowej działalności gospodarczej w pierwszym półroczu.
Przysługuje przez kolejne 24 miesiące. Podstawa wymiaru składek wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia – w 2026 roku daje składkę z tytułu ubezpieczeń społecznych w wysokości około 456 zł miesięcznie. Preferencyjny ZUS to znaczna ulga – niższe składki pozwalają firmie w początkowej fazie działalności obniżyć koszty jej prowadzenia, nie obejmuje jednak kwoty składki zdrowotnej , której wysokość regulowana jest oddzielnie.
To opcja dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku kalendarzowym (stan na luty 2026) nie przekroczyli 120 000 zł przychodów oraz prowadzili działalność co najmniej 60 dni. Podstawa wymiaru składek mieści się w przedziale od 30% płacy minimalnej do 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, co przy najniższym progu przekłada się na obciążenie w wysokości 460 zł miesięcznie. Niższe składki w każdym 60 miesięcznym okresie obowiązują przez maksymalnie 36 miesięcy i w tym czasie pozwalają znacząco ograniczyć koszty prowadzenia działalności.
Obowiązuje po wyczerpaniu wszystkich wcześniej opisanych ulg. Pełny ZUS obejmuje wszystkie składki z tytułu ubezpieczeń społecznych w wysokości 1 927 zł miesięcznie (stan na luty 2026), a pełna kwota obciążeń powinna być powiększona dodatkowo o wartość opłacanej składki zdrowotnej. Duży ZUS to najpoważniejsze koszty związane z działalnością – łącznie z ubezpieczeniem zdrowotnym daje miesięczne koszty prowadzenia firmy na poziomie ponad 2300 zł. Pełny ZUS rośnie co roku – w ostatnich 6 latach wysokość składki wzrosła o 70 – 95% w zależności od wybranej formy opodatkowania. Obowiązek opłacania składek w pełnej wysokości to wyzwanie dla jednoosobowej działalności gospodarczej, gdyż stanowi barierę szczególnie dla firm jednoosobowych o niskich marżach i niestabilnych przychodach. Z tego powodu prowadzenie własnej firmy przy wysokich składkach społecznych wymaga odpowiedniego planowania i dyscypliny.
Wysokość składki zdrowotnej to odrębny element kosztów jednoosobowej działalności gospodarczej. Kwota składki zdrowotnej od 2022 roku zależy od wybranej formy opodatkowania, a opłacanie składki zdrowotnej jest obowiązkowe niezależnie od stosowanych ulg na ubezpieczenia społeczne.
Przy skali podatkowej wysokość opłacanej składki zdrowotnej wynosi 9% dochodu – minimum 432,54 zł w 2026 roku. Przy podatku liniowym – 4,9% dochodu. Przy ryczałcie kwota składki zdrowotnej jest ustalana w zależności od trzech progów przychodowych i wynosi od około 498 zł do 1495 zł miesięcznie. Wybrana forma opodatkowania działalności gospodarczej ma wpływ na wysokość składki zdrowotnej, dlatego to kluczowa decyzja, kiedy zakładasz własny biznes. Ubezpieczenie zdrowotne obciąża każdego – składki społeczne i miesięczna kwota składki na ten cel razem tworzą jedne z ważniejszych kosztów związanych z działalnością.
Jak widać z powyższego miesięczna kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne różni się w zależności od dochodu w jednoosobowej działalności gospodarczej, a wydatki z tytułu składek społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego to największe obciążenie firmy jednoosobowej.
Jednoosobowa działalność gospodarcza może być opodatkowana na cztery sposoby: według skali podatkowej (12% i 32%), podatkiem liniowym (19%), ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych lub kartą podatkową. Skala podatkowa pozwala korzystać z kwoty wolnej od podatku, która od 2022 roku wynosi 30 000 zł rocznie, podatek liniowy daje stałą stawkę, a ryczałt upraszcza rozliczenia i daje możliwość skorzystania z wielu stawek podatkowych. Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga analizy, czy wybrana forma opodatkowania jest najkorzystniejsza przy moim profilu działalności.
Księgowość jednoosobowej działalności to obowiązkowy element funkcjonowania firmy, który można obsługiwać samodzielnie lub zlecić profesjonalistom. Prowadzenie księgowości samodzielnie wymaga wiedzy i czasu, a prowadzenie własnej działalności bez rzetelnej księgowości to ogromne ryzyko. Biuro rachunkowe to popularny wybór – koszt obsługi zaczyna się od 250 zł miesięcznie, przy czym trzeba przewidzieć pojawienie się wyższych dodatkowych kosztów, gdy działalność gospodarcza rośnie. Prowadzenie księgowości dla JDG jest znacznie tańsze niż pełna księgowość przewidziana dla spółek, a biuro rachunkowe pomaga pilnować właściwego stosowania przepisów podatkowych oraz terminów rozliczeń publiczno-prawnych. Księgowość jednoosobowej działalności to wydatek, na którym nie warto oszczędzać, gdyż błędy księgowe generują ryzyko sporów z urzędem skarbowym oraz kar na gruncie przepisów karno-skarbowych.
Koszty utrzymania biura, czy wynajem przestrzeni to istotna pozycja dla firm, które nie mogą działać zdalnie. W przypadku własnego biura dochodzą koszty mediów – prądu i ogrzewania czy dostępu do sieci niezbędnej w każdej jednoosobowej działalności gospodarczej. Media i internet tworzą dodatkowe koszty łatwe do przeoczenia, ale działalność gospodarcza prowadzona z domu pozwala uniknąć tych wydatków. Jednym z rozwiązań pozwalającym znacznie obniżyć koszty biura, o ile pozwala na to profil działalności, jest wynajem miejsca w formule coworkingu.
Marketing to pozycja, którą początkujący przedsiębiorcy często niedoszacowują, a prowadzenie działalności jednoosobowej bez promocji w internecie jest trudne. Marketing wymaga budżetu na stronę WWW i reklamę w sieci oraz w mediach społecznościowych. Licencje na oprogramowanie – systemy CRM, pakiety biurowe, oprogramowanie specjalistyczne wykorzystywane w firmie – to stałe koszty miesięczne działalności, które w subskrypcji kosztują od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Warto również pamiętać o innych kosztach związanych z działalnością jak firmowe konto bankowe oraz ubezpieczenia dobrowolne pozwalające przedsiębiorcy ograniczyć ryzyko kosztownych pomyłek i utraty płynności finansowej. Do najważniejszych polis, gdzie miesięczna kwota składki zaczyna się od kilkudziesięciu złotych należą: ubezpieczenie OC zawodowe oraz od utraty dochodu.
Koszty prowadzenia jednoosobowej działalności zależą od wielu czynników. Rejestracja jednoosobowej działalności jest darmowa, ale miesięczne koszty prowadzenia rosną do ponad 2300 zł samych składek przy pełnym ZUS. Koszty prowadzenia działalności obejmują też księgowość jednoosobowej działalności, koszty ukryte jak marketing, licencje na oprogramowanie oraz koszty biura, czy jego wynajem. Jednoosobowa działalność gospodarcza daje niezależność, ale wymaga zarządzania budżetem i odpowiedzialnym podejściem do ryzyka.
Źródła:
