Nowe przepisy nakładają więcej obowiązków na biura rachunkowe. Jak przygotować się na wyższe ryzyko roszczeń.

W dniu dzisiejszym wchodzą w życie znowelizowane przepisy ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r. poz. 723 z późn. zm.) zwane potocznie przepisami AML (skrót od ang. frazy Anti-Money Laundering). Nowela poszerza katalog instytucji obowiązanych czyli takich, które zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy poprzez wdrożenie konkretnych procedur AML w zakresie oceny ryzyka, jego monitoringu i raportowania do GIIF. Do tego grona zalicza się m.in przedsiębiorców, których działalność gospodarcza polega na świadczeniu usług w zakresie sporządzania deklaracji, prowadzenia ksiąg podatkowych, udzielania porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi. Tym samym każde biuro rachunkowe niezależnie od wielkości i formy prawnej prowadzonej działalności staje się z dniem 31 lipca 2021 roku instytucją obowiązaną. Za brak przystosowania działalności biura do wymogów ustawowych przewidziane są kary administracyjne, w tym finansowe do 1 mln zł.

Powyższe wpisuje się w trwający od lat trend dynamicznej zmiany przepisów, które zwiększają obciążenia osób prowadzących działalność księgową lub wykonujących zawód doradcy podatkowego. Do takich zmian można zaliczyć chociażby obowiązki biur w zakresie prowadzenia spraw związanych z wdrożeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych (tam gdzie biuro świadczy usługi kadrowo-rozliczeniowe), stosowania przepisów RODO, czy prowadzenia ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług np. obowiązek przesyłania JPK VAT.

Co to oznacza w praktyce?

Przede wszystkim biuro rachunkowe powinno dokonać przeglądu i aktualizacji treści umów o świadczenie usług dla swoich klientów. Nowe obowiązki to również nowe uprawnienia, ale i większe ryzyko roszczeń w przypadku błędów. Istotne w tym zakresie jest zatem dokładne określenie:

• jakie usługi będzie świadczyć dla swojego klienta
• jakie dokumenty i w jakim terminie klient jest zobowiązany dostarczyć, aby biuro mogło wykonać usługę lub spełnić obowiązek wynikający z ustawy np. przepisy AML
• jakie ma uprawnienia względem klienta w związku z obowiązkami ustawowymi
• jakie są konsekwencje braku wywiązywania się przez klienta z jego obowiązków, w tym jak wygląda odpowiedzialność biura za skutki zdarzeń wynikających z niedopełnienia przez klienta obowiązków wskazanych w umowie
• jaki jest sposób świadczenia innych usług poza wskazanymi w umowie np. że muszą być one uzgodnione przez strony na piśmie lub w innej ustalonej formie i czy z tego tytułu należy się wynagrodzenie dodatkowe dla biura
• treści klauzuli informacyjnej RODO m.in. w zakresie przetwarzania danych w związku z przepisami AML

Druga rzecz to oczywiście wdrożenie w swoim biurze odpowiednich procedur i narzędzi pozwalających na wypełnianie obowiązków przewidzianych przepisami prawa, które pozwalają na ich udokumentowanie w przypadku kontroli uprawnionych organów.

Trzecia, wcale nie mniej ważna, to sprawdzenie czy moja polisa OC pokrywa obszary odpowiedzialności, które są ściśle związane z charakterem świadczonych usług oraz czy chroni moje biuro przed konsekwencjami kar administracyjnych (w tym finansowych) wynikających z przepisów ustawowych. Jest to jedyny sposób „taniego” transferu ryzyka finansowego prowadzonej działalności na podmiot jakim jest Ubezpieczyciel.

Jak zatem powinna wyglądać dobrze „skrojona” polisa OC?

Po deregulacji zawodu „księgowego” w 2014 roku nastąpiła również zmiana w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.  Jego przepisy wprowadziły obowiązek posiadania polisy OC z limitem 10 tys. euro na każde zdarzenie dla biur prowadzących księgi rachunkowe. Oznacza to, że zakres polisy obowiązkowej chroni wyłącznie skutki błędów popełnionych przez księgowych przy prowadzeniu tzw. pełnej księgowości (księgi handlowe), a zatem dotyczy to tylko wąskiego kręgu klientów jak np. spółek kapitałowych lub innych podmiotów (w tym osób fizycznych prowadzących działalność), których roczny przychód przekracza określony w ustawie limit.

Zdecydowana większość biur rachunkowych świadczy jednak usługi w zakresie nie objętym polisą OC obowiązkowego:

• prowadzenie ksiąg podatkowych, czyli podatkowej książki przychodów i rozchodów
• prowadzenie ewidencji podatkowej dla podatników rozliczających się na podstawie ryczałtu lub karty podatkowej
• prowadzenie ewidencji i rozliczeń dla potrzeb podatku od towarów i usług
• składanie deklaracji podatkowych
• prowadzenie wyjaśnień w sprawie stosowania przepisów podatkowych w zakresie w/w usług
• prowadzenie rozliczeń kadrowo-płacowych, w tym w zakresie ubezpieczeń społecznych

Błędy powstałe przy świadczeniu w/w usług pokryte są w ramach tzw. ubezpieczeń dobrowolnych oferowanych w formie osobnych polis, bądź klauzul/sekcji dodatkowych do polisy podstawowej. Ważne jest wówczas, aby poza wskazanym zakresem ustalić odpowiednią wysokość sumy gwarancyjnej pozwalającej na pokrycie ewentualnych roszczeń oraz zadbać o to, aby klauzule/sekcje polisy dobrowolnej zawierały jak najszerszy zakres ochrony.

Co natomiast zrobić w przypadku odpowiedzialności administracyjnoprawnej lub niezwiązanej z obszarem podatkowym? Nie wszyscy Ubezpieczyciele chcą zwiększać swoją odpowiedzialność o inne niestandardowe obszary, jak np. naruszenie AML, RODO, czy innych przepisów prawa. Na szczęście na rynku są dostępne oferty wybranych zakładów ubezpieczeń, które oferują w zakresie ochrony dodatkowe rozszerzenia, takie jak:

• osobista odpowiedzialność administracyjna i karno-skarbowa księgowego, która gwarantuje pokrycie kar administracyjnych (w tym finansowych) oraz kosztów postępowań regulacyjnych, czy karno-skarbowych
• odpowiedzialność księgowego za naruszenie przepisów RODO, w tym za skutki incydentów cyber prowadzących do wycieku danych osobowych lub działania złośliwego oprogramowania np. wirus szyfrujący komputery z żądaniem okupu (ang. ransomware attack)
• odpowiedzialność księgowego za naruszenie tajemnicy lub prawa własności intelektualnej itd.

Wbrew powszechnej opinii rozszerzenie zakresu umowy OC o tego typu klauzule/sekcje nie oznacza dużego wzrostu składki, a czasem wręcz kosztuje mniej niż podstawowa polisa u innego Ubezpieczyciela. Warto zatem przed odnowieniem dotychczasowej polisy skontaktować się z ekspertem, który dobierze odpowiedni zakres ochrony i przedstawi konkretną propozycję.